Seit der Coronakrise setzen Unternehmen im B2B-Bereich immer stärker auf virtuelle Kreditkarten. Die neue Zahlungsmethode bietet Sicherheit und weniger administrativen Aufwand.
Der B2B-Sektor nutzt immer stärker virtuelle Kreditkarten. Einer Studie des Fintechs Pleo zufolge hat die Nutzung virtueller Kreditkarten im Jahr 2020 um 61 Prozent zugelegt. Juniper Research prognostiziert, dass Transaktionen mit virtuellen Karten, die 2021 voraussichtlich noch 1,9 Billionen US-Dollar ausmachen werden, bereits im Jahr 2026 einen Wert von 6,8 Billionen US-Dollar erreichen könnten.
Ein Treiber dieser Entwicklung ist die Corona-Pandemie. Durch die vermehrte Arbeit im Home Office waren traditionelle Zahlungsprozesse nicht mehr regulär abbildbar. Insbesondere die Abwicklung papierbasierter Lieferantenzahlungen stellte Unternehmen vor Herausforderungen. Gleichzeitig sind weltweit die Lieferketten zusammengebrochen. Um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, mussten Unternehmen neue Beschaffungswege finden – durch Einkäufe auf Plattformen wie Ebay oder Amazon. Für die Finanzabteilungen eine Herausforderung: Wie sollten diese neuen, meist unbekannten Lieferanten, die nicht in den ERP-Systemen angelegt waren, sicher und schnell bezahlt werden?
Vor dem Hintergrund solcher Fragestellungen haben virtuelle Kreditkarten in der Pandemie an Popularität gewonnen. Virtuelle Kreditkarten sind sichere, digital generierte Kreditkartennummern, die für Zahlungstransaktionen genutzt werden können und die es ermöglichen, eine Vielzahl von Transaktionen in einer Sammelrechnung zu konsolidieren. Sie können über ein Web-Portal sowohl zur Einmal- als auch zur Mehrfachnutzung generiert werden. Darüber hinaus lassen sich für jede Karte verschiedene Parameter definieren, wie die Gültigkeitsdauer, die maximale Anzahl von durchführbaren Zahlungen oder die Lieferanten, für die die Nutzung der Nummer zulässig ist. Auch der Zeichnungsprozess lässt sich über das Portal direkt abbilden. Bereits bei der Ausstellung der Karte können für die Buchhaltung relevante Daten wie die Kostenstelle oder Ausgabenart hinterlegt werden, so dass die entstehenden Zahlungen direkt zuordnungsfähig sind und idealerweise direkt systemisch verarbeitet werden können.
Vorteil virtuelle Kreditkarte
Für Unternehmen bieten virtuelle Kreditkarten mehrere Vorteile: Sie stellen einen sicheren Zahlungsweg dar. Statt eine Vielzahl an physischen Karten auszugeben, können Unternehmen für jede einzelne Transaktion eine eigene Kartennummer generieren, die exakt auf die Zahlungsparameter abgestimmt ist und somit das Risiko eines Missbrauchs deutlich senkt. Darüber hinaus wird bei einer Zahlung mit einer virtuellen Kreditkarte dem Empfänger nur die Kartennummer übermittelt; die dahinterliegende Kontonummer hingegen wird nicht offengelegt.
Ein weiterer Vorteil ist der geringere administrative Aufwand für Unternehmen. Bei der Verwendung von virtuellen Kreditkarten müssen viele Lieferanten nicht mehr in den ERP-Systemen vorgehalten werden. Dies ist insbesondere bei einmaligen Transaktionen von Vorteil, da das Anlegen der Datensätze und ihre Pflege entfallen. Auch Buchhaltungsprozesse können verschlankt werden, da es möglich ist, die Prozesse zu automatisieren.
Nicht zuletzt bieten virtuelle Kreditkarten Unternehmen finanzielle Vorteile: Ihre Ausgabe ist kostenlos, wodurch sich Zahlungskosten senken lassen. Oftmals bieten Kreditinstitute großen Kunden zudem Rabatte an, indem sie einen Prozentsatz ihres monatlichen Rechnungsbetrags wieder gutgeschrieben bekommen.
Viele Experten erwarten, dass die Transformation der Arbeitskultur nachhaltig sein wird. Auch ist nicht absehbar, inwieweit Lieferketten künftig anders verlaufen. Unternehmen müssen ihre Prozesse und Strukturen an die veränderten Bedingungen anpassen. Mit Hilfe virtueller Kreditkarten lassen sich Zahlungsvorgänge flexibel und gleichzeitig sicher gestalten. Sie dürften deshalb als Zahlungsmittel im B2B-Bereich zukünftig verstärkt gefragt sein.
Matthias Wahnschaffe ist Vice President Transaction Services bei ING Wholesale Banking
Gastbeitrag in DerTreasurer 04/2021