Zahlungsverkehr ganz unkompliziert

Mit einer virtuellen Kreditkarte können Unternehmen Zahlungsprozesse vereinfachen. Deshalb dürften sie bald einen festen Platz in der Zahlungsabwicklung einnehmen.

Die gute Nachricht zuerst: Die deutsche Industrie verzeichnet nach Angaben des Statistischen Bundesamtes weiterhin ein steigendes Auftragsvolumen. Allerdings, und das ist die schlechte Nachricht, resultiert das hohe Auftragspolster auch daraus, dass das Abarbeiten der Aufträge durch den Mangel an Vorprodukten erschwert wird. Für die Unternehmen rücken deshalb, neben dem Kostenaspekt, auch die Beständigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferketten verstärkt in den Fokus.

Die Situation macht deutlich, wie stark Unternehmen und ihre Lieferanten aufeinander angewiesen sind. Und so liegt die finanzielle Stabilität der Lieferanten auch im Interesse der Auftraggeber. Bei der Zahlungsabwicklung von Lieferungen sind die Ziele naturgemäß unterschiedlich gelagert. Während Lieferanten möglichst ohne Verzögerung bezahlt werden wollen, da sie die Mittel häufig zur Vorfinanzierung der Produktion benötigen, sind Unternehmen primär daran interessiert, ihr Betriebskapital zu optimieren und die Finanzmittel möglichst lange im Unternehmen zu halten. Vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen wird es dabei unter Umständen schwierig, die Zeit zwischen dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung und dem Zahlungseingang des Zahlungspflichtigen zu überbrücken. Mögliche Folgen: Liquiditätsschwierigkeiten.

So funktioniert es virtuell

Eine Lösung kann hier der Einsatz virtueller Kreditkarten sein: Dabei werden digital generierte Kreditkartennummern, sogenannte Virtual Account Numbers (VAN), für Zahlungstransaktionen genutzt. Sie können vorab mit verschiedenen Parametern wie der Gültigkeitsdauer, der Anzahl der zulässigen Transaktionen oder einem Limit für einzelne Transaktionen versehen werden. Das vereinfacht die Prozesse auf Unternehmensseite, da relevante Transaktionsdaten wie die Kostenstelle oder die Bestellnummer direkt bei der Ausstellung hinterlegt werden können und die virtuellen Kreditkartenummern sich unkompliziert über ein Self-Service-Portal von der Finanzabteilung generieren lassen.

Die Begleichung von Rechnungen von Lieferanten mittels Kreditkartenzahlungen ist ein neues mögliches Einsatzgebiet virtueller Karten. Der größte Vorteil für die Lieferanten liegt auf der Hand, da im Zuge der Transaktion diese ihr Geld kurzfristig nach Rechnungsfreigabe erhalten, während die Beträge auf Käuferseite zunächst im Betriebskapital verbleiben und erst am Ende des Abrechnungszyklus aus der Bilanz gebucht werden. Die Vorteile für Treasurer auf Unternehmensseite sind, dass sich die virtuellen Kreditkartennummern in die Einkaufssysteme integrieren lassen und es definiert werden kann, an welchem Punkt im Lieferprozess die Freigabe der Kartennummer an den Lieferanten erfolgt: bei Bestellung, nach Lieferung oder nach Erhalt bzw. der Qualitätskontrolle. Das vereinfacht die Abläufe, bietet aber trotzdem die notwendige Sicherheit über den von der Kartengesellschaft beauftragten Acquirer und ist eine Erleichterung für das Empfängerunternehmen. Zudem lassen sich über virtuelle Karten unkompliziert Transaktionen mit Lieferanten abwickeln, die nur einmalig oder in unregelmäßigen Abständen genutzt werden, was den Zugang für kleine Unternehmen erleichtert und die Flexibilität innerhalb der Lieferkette erhöht.

Gastbeitrag von Yilmaz Aydin, Vice President Transaction Service Sales und Julie McGovern, Vice President Global Trade im Bereich Enterprise Partnerships MasterCard, 16.12.2022, DerTreasurer 04