Know-Your-Customer-Prüfungen (KYC) haben eine hohe Bedeutung in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihrer Bank. Die regulatorischen Anforderungen leisten ihren Beitrag zu einer sicheren Finanzwirtschaft. Kein Wunder also, dass dem Thema KYC so viel Aufmerksamkeit geschenkt wird. Auf der anderen Seite ist es nicht selten, dass KYC-Prüfungen sowohl Banken als auch Unternehmen vor Herausforderungen stellen: Langsame Prozesse und ineffiziente Kommunikation können für Unzufriedenheit sorgen. Die Hoffnung liegt auf digitalen Lösungen, die Abhilfe schaffen und den Prozess deutlich beschleunigen sollen.
KYC-Prüfung: ein anhaltendes Ärgernis
Know-Your-Customer-Prüfungen (KYC) von Banken sind seit Jahren ein Ärgernis von Finanzverantwortlichen in Unternehmen. Zu langwierig, bürokratisch und ineffizient lautet häufig der Vorwurf der Unternehmen an die Banken. Ein Hauptfaktor, der häufig zu Unmut auf Seiten der Unternehmen führt: KYC-Prozesse sind immer noch nicht standardisiert. Banken verlangen oft unterschiedliche Daten und Dokumente von den Unternehmen, die diese aufwändig recherchieren und bereitstellen müssen. Aber auch die anschließende Länge der Prüfung und oftmals ineffiziente Kommunikation sind Probleme, die beide Seiten belasten.
Die Banken auf der anderen Seite müssen aufgrund von steigenden regulatorischen Anforderungen immer öfter genauer hinschauen und auch auf ihrer Seite einen enorm aufwändigen Prozess in Kauf nehmen. Laut einer Umfrage des Softwareanbieters Fenergo investiert rund jede fünfte deutsche Bank 60 Prozent ihres Compliance-Budgets in KYC-Prozesse. Trotzdem geben 43 Prozent der Befragten an, dass sie bereits potenzielle Kunden wegen eines langwierigen Onboarding-Verfahrens verloren haben.
Digitales Onboarding mit InsideBusiness Portal
Um den Prozess des Onboardings für alle Seiten einfacher und effizienter zu gestalten, hat die ING die international verfügbare Anwendung „InsideBusiness Portal“ für ihre Firmenkunden um eine neue Funktion erweitert. Das Tool bietet damit nun weiterhin generelle Anwendungen des Daily Bankings, aber auch die Möglichkeit für Nutzer ein voll digitales Onboarding für neue Gesellschaften anzustoßen. Diese Option beruht auf dem Self-Service-Gedanken und soll gerade bei der Zusammentragung der notwendigen Unterlagen in der ersten Phase des KYC-Prozesses helfen. Weiterer Pluspunkt: Eine schnelle und sichere Übermittlung der Dokumente an die Analysten.
Ist ein Unternehmen bereits Kunde der ING und registrierter Nutzer des InsideBusiness Portals, kann das Onboarding einer neuen Unternehmenseinheit selbst über das Portal initiiert werden. Die ING schaltet ihn nach Bedarf für den Start des Onboarding-Prozesses frei und der Kunde wird durch eine digitale Strecke geleitet, in der er alle relevanten Informationen direkt online hochladen und absenden kann. Der Vorteil: Die notwendigen Unterlagen werden sicher übertragen und liegen in strukturierter Form vor. Die ING prüft anschließend alle eingereichten Informationen in einem Customer-Due-Diligence-Prozess und gibt dem Kunden eine schnelle Rückmeldung. Ist das Unternehmen noch kein Kunde bei der ING oder noch nicht für das InsideBusiness Portal angemeldet, wird der digitale Onboarding-Prozess von der Bank angestoßen.
Die Vorteile dieser Anwendung liegen auf der Hand: beide Seiten haben es mit einem optimierten Prozess zu tun, der alle relevanten Daten auf standardisierte Weise abfragt und sicher an die Bank überträgt. Dabei kann der Kunde mehrere Gesellschaften gleichzeitig onboarden. Durch eine geführte Navigation durch InsideBusiness Portal wird vermieden, dass Pflichtunterlagen oder relevante Nachweise vergessen werden. Das spart Zeit für die Analysten. Auch bietet die ING ihren Kunden die Möglichkeit, weitere Teammitglieder als Nutzer zu ergänzen, so dass auch auf Unternehmensseite flexibel reagiert werden kann. Im Vergleich zu klassischem papierhaften Onboarding ist eine Zeitersparnis von bis zu 20% möglich.
Die DEUTZ AG macht es vor
Ein Unternehmen, das diesen Prozess bereits erfolgreich durchlaufen hat, ist die DEUTZ AG. 2023 nutzte der Anbieter für Diesel-, Gas- und elektrifizierte Antriebe im Off-Highway-Bereich das InsideBusiness Portal, um das Onboarding zügig abzuschließen. „Normalerweise ist so ein Prozess für uns als Unternehmen sehr langwierig und aufwändig. Beim digitalen Onboarding der ING konnten die zuständigen Mitarbeiter die erforderlichen Daten schnell und einfach hochladen. Ein erster richtiger Schritt, der Hoffnung auf mehr macht und weitere manuelle Herausforderungen lösen kann. So ein digitales Tool kann eine Blaupause sein und bietet aus unserer Sicht Potential, um weitere nachgelagerte Schritte zu digitalisieren - wie z.B. Legitimationen.“, sagt die zuständige Abteilung.
„Das Onboarding der DEUTZ AG durch das InsideBusiness Portal zeigt deutlich, welche Vorteile das Tool für Unternehmen und uns als Bank bietet: ein klarer und digitaler Prozess, der am Ende allen Parteien Zeit und Ressourcen spart“, bestätigt Steffen Atzbach, Tribe Lead Wholesale Banking bei der ING Deutschland. „Bei allen Vorteilen des InsideBusiness Portals arbeiten wir kontinuierlich an Optimierungen. Unser Team ist heute schon so flexibel, dass wir auch für kurzfristige Probleme schnelle Lösungen gemeinsam mit dem Kunden finden können“, ergänzt Till Konieczny, Customer Journey Expert Wholesale Banking bei der ING Deutschland.
Wir halten fest: Das digitale Onboarding kann sowohl Unternehmen als auch Banken die KYC-Prüfung deutlich erleichtern und diese effizienter gestalten. In den nächsten Jahren gilt es deshalb umso mehr, die Anwendung weiter zu verbessern, damit Kopfschmerzen über KYC-Prüfungen künftig der Vergangenheit angehören.
